Você para de descobrir o atraso depois que ele aconteceu.
Obrigações, riscos e certificação Pró-Gestão do seu instituto em um lugar só, com o mínimo de trabalho para quem já tem trabalho demais.
A ROTINA HOJE
Três problemas que todo instituto reconhece.
Nenhum deles se resolve com planilha, e todos custam caro quando a auditoria chega.
A informação está espalhada
CADPREV, SICONFI, Diário Oficial, Gescon. Cada resposta simples exige entrar em quatro lugares diferentes e cruzar na mão.
O prazo aparece tarde demais
DIPR, DAIR, DRAA, EFD-Reinf, DCTFWeb: cada uma com sua regra e seu sistema. O atraso costuma ser descoberto depois de acontecer.
A norma muda sem avisar
O entendimento novo da Secretaria chega por grupo de WhatsApp, quando chega. E a pergunta seguinte fica sem resposta: o que muda no meu instituto?
PARTE 1 · A VITRINE PÚBLICA
O Controlei começa a responder antes de você virar cliente.
A consulta pública é aberta: sem login, sem cadastro, sem treinamento. Você pergunta em português e a resposta vem com a fonte declarada e a hora em que foi consultada, porque gestor público não assina embaixo de número sem origem, e faz muito bem.
Ao lado da conversa fica o calendário do RPPS: DIPR vencido, DAIR em dois dias, EFD-Reinf em nove. E a ressalva que abre a porta do produto: essa agenda é a geral; a do seu instituto, com responsável e baixa pelo recibo, fica no Controlei.
DIAGNÓSTICO PRÓ-GESTÃO
E diz onde seu instituto está, hoje.
O diagnóstico percorre as 24 ações do Pró-Gestão v4.1, 6 de controles internos, 16 de governança corporativa e 2 de educação previdenciária, e situa o instituto no nível que ele pretende certificar, já considerando a flexibilização do ISP.
Com nota A no ISP, a flexibilização reduz o número de ações exigidas. Três ações permanecem obrigatórias em qualquer cenário.
AGENDA EXECUTIVA
O que venceu, o que vence agora, o que está em dia.
A obrigação acessória do RPPS é um calendário disperso, cada uma com sua regra e seu sistema. No Controlei é uma lista com semáforo: vermelho é atraso, amarelo é a semana, verde está sob controle. O gestor entende a situação em três segundos.
ENTRANDO NO CONTROLEI
Essa agenda é geral. A do seu instituto é outra.
Cada obrigação passa a ter responsável e substituto, alerta antes de vencer e baixa ao anexar o recibo de entrega. É onde a consulta pública termina e o produto começa.
PARTE 2 · DENTRO DO CONTROLEI
Uma fila só, com o que é seu.
Obrigação, tarefa, requisito de certificação e plano de ação na mesma tela, filtrados por quem responde. E o sistema não apenas lista: ele diz o que pesa.
A DIPR está parada há 12 dias, e é a que pesa: sem ela, o CRP de setembro não sai.Situação, escrita pelo próprio sistema
Comprovar leva dois cliques.
Anexar um comprovante costuma virar escavação: escolher módulo, achar a pasta, renomear o arquivo, lembrar a que ele se referia. Aqui um clique abre e outro salva: o vínculo já vem resolvido. Salvou, a pendência sai da fila sozinha.
OBRIGAÇÕES
O calendário do instituto, não só o do dia.
Quando alguém pergunta “essa obrigação foi entregue em março?”, começa a caça ao protocolo. Aqui cada obrigação abre ali mesmo e mostra o histórico competência a competência, com o comprovante de cada uma e o manual que descreve como cumpri-la.
Quando o RPPS envia uma declaração pelo CADPREV, marca a competência como enviada e ela deixa de contar como atraso. Para concluir, basta anexar o recibo do envio, que fica guardado para a auditoria. Cliente e consultor são avisados nas duas etapas.
RISCOS
Risco com plano, não risco no papel.
O mapa de riscos costuma ser feito para a auditoria, guardado numa pasta e revisto no ano seguinte. A matriz 5×5 está aqui como o Pró-Gestão pede, mas a coluna que importa é a do plano de ação. Risco crítico sem plano fica à vista, porque é a primeira coisa que o conselho pergunta. E o plano vira pendência na fila de quem responde por ele.
HISTÓRICO DE ARQUIVOS
A evidência com hash, carimbo e história.
Numa auditoria, a pergunta não é se o documento existe: é se ele é o mesmo que estava lá quando foi enviado. Cada arquivo entra no histórico com hash SHA-256 e carimbo do tempo de autoridade credenciada na ICP-Brasil, e sai acompanhado da própria história.
O documento guarda quem enviou, quem devolveu e por quê, quem validou e em que dossiê entrou. É essa linha do tempo que uma pasta compartilhada nunca teve, e é ela que o auditor pede.
Ao fechar um ciclo, o dossiê é lacrado: os hashes de todos os documentos são encadeados num hash-raiz. Se qualquer peça for trocada depois, a raiz deixa de bater, e a certificadora vê isso sozinha.
Na prática da auditoria, isso muda a conversa. O que hoje se responde com “foi enviado em agosto, pode confiar” passa a ser verificável por quem audita, sem depender da palavra do instituto nem da consultoria. O carimbo prova a data, o hash prova o conteúdo, a cadeia de custódia prova o caminho, e o mesmo pacote serve ao Tribunal de Contas e ao controle interno.
CERTIFICAÇÃO PRÓ-GESTÃO
Quanto falta para a certificação, hoje.
O andamento do Pró-Gestão costuma viver numa planilha da consultoria: o instituto só descobre onde está quando pede. Aqui os dois olham o mesmo número, na mesma hora. A avaliação segue sendo da ABCPREV; o instituto acompanha e responde.
A conversa vira processo, não chat.
A tratativa com o cliente acontece por WhatsApp e e-mail. Quando o auditor pede o histórico, ninguém acha. No Controlei cada requisito tem dossiê com juntadas numeradas, anexos e o despacho da avaliação. O que o cliente envia já entra juntado como comprovante, e devolver com pendência exige dizer o que falta.
PRESTAÇÃO DE CONTAS
O relatório ao conselho sai pronto.
Todo mês alguém monta à mão o relatório de governança, copiando números de três lugares e torcendo para baterem. Aqui ele sai com obrigações do período, riscos e planos, andamento da certificação, em papel timbrado do instituto. Nenhum dado é redigitado.
O QUE VEM A SEGUIR
O que ainda não está no ar, e a gente diz qual é.
O que você viu até aqui já existe no produto. O que vem abaixo está em desenvolvimento e entra por etapas, com a mesma regra de sempre: só vira promessa depois que funciona.
Hoje o RPPS envia pelo CADPREV, marca o envio no Controlei e conclui anexando o recibo. O caminho de volta, transmitir a declaração daqui sem abrir o portal federal, depende de credenciamento junto ao Ministério e está em estudo.
Manual vigente e histórico de versões vinculados ao processo e ao risco que eles controlam, para responder “qual é a versão em vigor?” sem abrir pasta compartilhada.
Você para de descobrir o atraso depois que ele aconteceu.
Controle das obrigações do seu instituto, com o mínimo de trabalho.